Tehnik Persidangan Himpunan Mahasiswa Islam (HMI)
TEHNIK PERSIDANGAN PERSPEKTIF HMI
Wadah
serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terkait dalam hubungan
formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebagai sebuah organisasi. Dalam pencapaian tujuan itu
sendiri ditentukan dalam proses manajemen organisasi yang
merupakan strukutur sistem kerja yang telah disepakati bersama.
Sistem kerja yang tertuang dalam struktur dan mekanisme kerja
organisasi menjadi landasan dan formulasi dalam pengambilan kebijakan
internal ataupun eksternal, dan distribusi kewenangan serta tanggung
jawab yang jelas pada kepengurusan organisasinya.
Dalam melaksanakan seluruh
aktivitasanya guna mencapai tujuan, senantiasa bertitik tolak pada
peraturan-peraturan (hasil musawarah) yang telah diputuskan oleh
organisasi. Dan biasanya keputusan yang menjadi konsep kinerja
organisasi yang berbuah keputuan ini ditetapkan dalam sebuah forum
musyawarah organiosai atau yang biasa di kenal dengan sidang
organisasi.
Penguasaan dan tata cara
persidangan ini merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh
pemimpin ataupun anggota organisasasi, karena persidangan akan
menghasilkan sebuah keputusan-keputusan yang dijadikan aturan
sevbagai pengikat anggota organisasi. Selain itu dalm persidangan
organisasi juga mengindahkan kaedah-kaedah, sehingga dalam
pengambilan keputusanya memperhitungkan dari tujuan organisasi
tersebut, dan dapat menjadi kebermanfaatan bersama.
Pengertian
Persidangan
Sidang adalah pertemuan
formal suatu organisasi guna membahas permasalahan dalam upaya untuk
menghasilkan keputusan kebijakan organisasi.
Macam-Macam Sidang
Ditinjau dari segi
pesertanya atau instansi pengambilan keptusan, sidang di bagi menjadi
sebagai berikut:
- Sidang Pleno
- Sidang Komisi
- Sidang Sub Komisi
Sidang ditinjau dari
jabatan terbagi menjadi:
- Kongres/Muktamar/Munas/Mubes/Umum
- Musyawarah Daerah
- Konferensi
- Rapat Tahunan Anggota
- Rapat Kerja
Syarat-syarat/Unsur-unsur
Persidangan
- Tempat/Ruang Sidang
- Waktu sidang
- Acara Sidang
- Peserta Sidang
- Perlengkapan
- Tata tertib sidang
- Pimpinan dan sekretaris sidang
- Keputusan/Kesimpulan sidang
Tempat Sidang
Sebagai pertemuan formal,
sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang berjalan dengan
lancar dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.
Karena itu, persyaratan di bawah ini perlu mendapat perhatian,
seperti:
- Tempat yang cukup luas.
- Ruangan bersih dan sehat.
- Keamanan harus terjamin serta tersedia sarana pengunjung lainya.
Waktu Sidang
Sebelum sidang
dilaksanakan, faktor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu,
persyaratan di bawah ini perlu disiplin waktu bagi semua pihak
(Majelis Sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan
kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.
Oleh sebab itu, waktu
sidang hendaknya di tentukan sebaik mungkin, sehingga tidak
memberatkan dan monoton para peserta sidang, seperti lamanya waktu
sidang, waktu istirahat, waktu shalat, waktu makan, dan lain
sebagainya.
Perlengkapan/Peralatan
Sidang
Dalam melaksanakan
persidangan, peralatan yang dibutuhkan hendaknya dipenuhi, seperti:
- Palu Sidang
- Kursi dan Meja Sidang
- Podium
- Pengeras suara (jika diperlukan)
- Draf-draf pembahasan sidang
Tata Tertib Sidang
Agar
acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan tat tertib
yang mendukung demi terciptanya kelancaran acara tersebut. Dengan
demikian perlu disususn tata tertib yang menyangkut:
- Hak dan kewajiban peserta sidang
- Peraturan mengenai keputusan sidang
- Peraturan hak suara dalam persidangan
- Peraturan pemilihan sidang dan sebagainya
Pimpinan Sidang
Sukses atau tidaknya
sidang, sangat ditentukan pada pimpinan sidang. Oleh karena itu, ada
beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara
lain:
- Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah.
- Menjelsakan maslah yang akan dibahas.
- Memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyampaikan aspirasinya.
- Peka terhadap maslah yang berkembang.
- Tidak mudah terpancing emosionalnya dan tidak memaksakan kehendaknya.
- Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesempatan dalam pengambilan keputusan.
Syarat-syarat
Pemimpin Sidang
- Mempunyai sikap leadership
- Mempunyai pengetahuan yang cukup
- Bijaksana dan bertanggung jawab
Sikap Pemimpin
Sidang
- Disiplin
- Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan
- Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta
- Menghargai pendapat orang lain (peserta)
- Tegas
Sebab-Sebab
menjadi Pimpinan Sidang
- Karena jabatan atau kedudukan
- Ditinjau oleh atasan
- Ditinjau/dipilih oleh peserta
Notulen dan
Anggota Sidang
Untuk membantu kelancaran
jalanya persidangan dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi
dalam sidang,maka diperlukan anggota atau notulen sidang untuk
mencatat jalanya acara dan masalah-masalah yang berkembang
dipersidangan, sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemungkinan
peninjauan kembali, baik sebelum maupun sesudah diambil keputusan.
Keputusan Sidang
Keputusan atau kesimpulan
sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan
persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang
yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian
dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam
pengembanganya.
Pengambilan
Keputusan
Agar keputusan
tidakbertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi,mak keputusan
harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu
langkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan
sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan
kompromi (lobiying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang
terdapat kesepakatan. Untuk mengacu kea rah prinsip-prinsip itu di
atas, dalam sidang dilakukan proses:
- Kualifikasi : Saling menyatakan pendapat diantara peserta.
- Interpretasi : Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan.
- Motivikasi : Penggunaan alasan yang logis.
- Integrasi : Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagi keputusan sidang.
Move-move
Persidangan
Dalam persidangan bisa
muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan digunakan
sebagai alat untuk menenangkan sidang seperti:
- Schorsing (penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu.
- Lobiying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian faham yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Kedua point ini, juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan,maka dilakukan shorsing.
Dalam persidangan sering
terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap
peserta lainya atau pimpinan sidang sekalipun. Dalam upaya inilah
digunakan istilah “interupsi” yang pada hakekatnya meminta
kesempatan untuk berbicara. Dalam HMI ada 4 istilah interupsi yang
sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu:
- Interuption point of order (meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang interuksi, baik itu pada pserta lain atau pimpinan sidang, diapndang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.
- Interuption point of information (meminta atau member penjelasan) Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan dan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.
- Interuption point of clarification (meminta diperjelas). Hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam dalam persidangan.
- Interuption point of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan nama)
Dalam persidangan, palu
sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari
penempatan, pemegangan sampai pada penggunaan atau ketukannya pula
mempunyai etika sendiri. Salah menggunakan atau mengetukan palu
sidang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audiens yang
ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah
sebagai berikut:
Satu kali (1X)
ketukan, digunakan untuk:
- Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
- Mengesahkan keputusan sidang point demi point.
- Memberikan perhatian ke peserta sidang untuk tidak gaduh.
- Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang hanya satu kali 15menit.
- Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
Dua kali (2X)
ketukan, digunakan untuk:
Schorsing sidang yang
lamanya 2×15 atau 2×30 menit atau lebih tiga kali (3x) ketukan
digunakan:
- Membuka/menutup sidang atau acara sidang.
- Mengambil keputusan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan.
Contoh-contoh
dalam menggunakan ketukan palu
Membuka acara sidang
“Dengan mengucap
Bismillahirrahmanirrahim, sidang/acara ……….. secara resmi saya
buka/dibuka”. (tok, tok, tok)
Menutup sidang
acara resmi
“Dengan mengucap
Alhamdulillah, hasil sidang/rapat dinyatak sah”. (tok, tok,
tok)
Pengesahan
keputusan
“ Dengan membaca
Alhamdulillahirabil’alamin, hasil sidang/rapat dinyatakan sah”.
(tok, tok, tok)
Menshorsing/mencabut
schorsing
“Dengan membaca
Bismillah….. sidang kita schor/ditunda selama 1×15 menit, (Tok),
/”2×15 menit/ “1×24 jam”, (tok-tok), atau schorsing kita
cabut/sidang dibuka kembali (tok)
Menerima dan
menyerahkan palu sidang
“Dengan membaca Bismillah, palu sidang saya
terima” ( ketuk 1x), kemudian mebca salam. Atau “dengan membaca
Alhamdulillah. saya serahkan palu sidang kepada presidium/pimpinan
sidang…….. (yang lain…..”(1x), kemudian mengucapkan salam
Mengesahkan keputusan sidang point per point (1x)
dan lain-lain.
Komentar
Posting Komentar